1. TOP
  2. 仕事ノウハウ
  3. 「残業したくない」けど減らない仕事量!【時間外勤務の削減テク10選】

「残業したくない」けど減らない仕事量!【時間外勤務の削減テク10選】

 2016/08/16 仕事ノウハウ  

「残業は悪である!」と言われながらも、残業をせざるを得ないまま、なかなか帰れない日々を過ごす人も多いでしょう。

日本は世界的に見ても残業が多いことで有名です。

残業したくないのに、中には残業に関する規定である「36協定」をはるかに超えて、超過勤務でストレスが爆発しそうなことも…。

ただ、その残業は本当に減らせないのでしょうか?

ここでは、働く上では避けては通れない「残業」について、深く考えていきたいと思います。


残業であなたの「人生の時間」は確実に削られている?!

時間外勤務をする人の多くは以下のような状況にさらされており、それぞれの環境や考え方で残業の理由は異なってきます。

  • とてもじゃないが定時までに仕事が終わらない
  • 仕事を早く終わらせたら次の業務が降ってくる
  • うちはブラック企業だからどうしようもない
  • 少々でも時間外労働をしないと給料が安い

しかし、実際に自分がどれだけ会社で時間を使っているか、考えたことはあるでしょうか?

まずは、その事実に目を向けるようにしましょう。人生80年という世の中で、会社勤めを役40年とすると、1年での出社日が250日とした場合の残業時間は以下のようになります。


  • 残業2時間: 500時間×40年=20000時間=833日
  • 残業4時間: 1000時間×40年=40000時間=1667日
  • 残業6時間: 1500時間×40年=60000時間=2500日

働く年数や残業時間のばらつきによって実際の数値は変わるとしても、膨大な時間を「会社での時間」に費やしていることがわかります。

「本当に仕事が好きで何としてもやり遂げたい」という人は別ですが、働き始めて10年も経つと「何でこんなに働かなきゃいけないんだ?」と、心が折れてくる人も多くなってきます。

ここでは、「残業をなくす」ことは無理としても、「もっと残業を減らすことはできないのか?」と悩んでいるあなたに、「残業を減らすための10の方法」を紹介します。

「残業マインド」が根付いていると、気づけばダラダラと過ごしたり、同僚と談笑でちっとも仕事が進んでないことも…。

残業対策法の中には業務を行う上で効率化を図るための方法もあります。業務効率化で残業を減らしつつアウトプットの効果を上げる役にも立ちます。

残業時間が多い業種

実際に残業時間が多いのはどういった産業になるのか、厚生労働省のデータを参考にまとめてみました。

国として調査した結果としては所定外労働時間が最も多いのは「運輸業,郵便業」となっており、次に「建設業」が続く結果となっています。

業界の中でも仕事内容によって差は出ますので、あくまで参考としましょう。

所定外勤務が無くならない4つの理由

残業時間が多くなる理由として、大きく4つのことが挙げられます。基本的には前向きな理由はありませんが、環境やその人の考え方で大きく変わってきます。

【1】仕事が多過ぎて捌いてもドンドン降ってくる

最も残業が多くなる理由は、何と言ってもこの理由です。過剰なまでの例が中小企業などに見られる「ブラック企業」になります。

雨のように仕事が降ってきて、早く終わらせて帰ろうものなら、次の日には仕事が増えているなんて事も起こります。

「仕事ができる人に仕事が集まる」という恐ろしい言葉がありますが、そのような人にも処理限界はあるためいつかは潰れます。

仕事内容によりますが、仕事量のコントロールなどを自分から進言するのも重要なのが、このタイプに属する人です。


【2】仕事が終わっても帰りにくい雰囲気

これは職場の雰囲気が大きく関わってきます。たとえ定時内に業務が終わったとしても、

  • 周囲の同僚が帰っていない
  • 上司が残っており視線を感じる

といった理由で、帰れないという状況です。

気にしすぎかもしれませんが、上司によっては帰るタイミングで仕事を振ってくる攻撃(笑)に出てくる場合もあり、そういった目にあうと帰りにくくなります。

しかし、ある程度の割り切りは必要。週に1日は「ノー残業デー」を表明するなど、「帰る」という意志は強く持ちましょう。


【3】長く働くことで残業代を稼ぎたい

「お金が欲しい」という、典型的な自己満足系の残業理由です。とくに所定外手当が支払われる「ある程度大きな企業(上場企業)」などに多く見られます。

「あの人、あんな時間まで何やってるんだろう?」という人物が必ず数人はいるはずです。

このような人がいると「自分は忙しいのになんであいつは!」というストレスにもつながり、精神衛生上良くありません。あなたはそういった人にならないようにしましょう。


【4】「俺大変なんだよ…」と周囲に認められたい

自己満足に加えて、周囲からの”承認欲求”が加わったケースになります。おそらく、最もタチの悪い残業形態です。

このタイプになると「俺は昨日○時間残業した!」「△日連勤だぜ!」といった発言を周囲に発します。自分が忙しいということを認められたいのです。

この場合、迷惑がかかるのは上司やリーダー層などです。何を言っても帰らないし改善しない。こうなると、管理不行き届きというレッテルを貼られ、仕事を減らすしか無くなります。

しかし、仕事を減らしても何かと理由をつけて働くのがこのタイプなのです。あなたがこのタイプではないことを祈る限りです。

「残業したくない」という考えは甘えか?


残業したくないということに関して、「甘えである」と捉える人も少なからずいます。あなたの職場の上司にも、定時を過ぎて帰ろうとすると「あの仕事どうなったの?」と呼び止めてくる人もいるでしょう。

上に行けば行くほど「俺の若い頃は云々…」と労働時間自慢をする人が増える傾向にありますが、「残業したくない」という考えは甘えではありません

それよりは、いかに定時内で時間を終わらせるように考える事が重要です。

以前よりは残業に対する企業の考え方も変わってきてはいますが、「甘え」論争はなかなか無くなることはないので、まずは気にすることを辞めましょう。あなたが「残業したくない」と考えることは自然で真っ当なことなのですから。



スポンサードリンク




「残業したくない」あなたが自分の取り組みで残業を減らす方法10選

残業を減らすには、とにかく「自分から行動する」ことが重要です。所定外勤務が多い理由は様々でしょうが、自分の行動で変えることはできます。このことを念頭に置いて、対処法を構築しましょう。


【1】1日を時間ごとに区切る

残業を減らすためには、時間配分がとても大切なポイントになります。朝から働き詰めなのに17時で5割しか仕事が終わってない…。これではマズイですね。

そこで、仕事を予定内で終わらせるために、まず1日を幾つかに分割してみましょう。オススメなのは「3分割程度」に時間を分けること。

スケジュール管理ツールである「ガントチャート」などで、時間軸を3つほどに分けてみるといいでしょう。

上手のような簡易的なものでもいいので、「見える化」することが重要です。

時間が見えれば計画を建てられる

時間を「見える化」したら、作業自体も細分化することで途中経過がわかりやすくなり、何がどれだけ遅延しているか?も明確になります。時間に余裕ができた作業ブロックでは、次の時間にすべき作業に早く手を付け始めることができます。

そして大切なことは、仕事のミスをしないように”慌てない”こと。時間分割をしておけば、ミスの修正もしやすく慌てることも少なくなります。

なんとなく「ある仕事から手を付ける」ようでは、終業時間ギリギリで調整に追われてしまいます。

職場に到着したらその日にこなす仕事を整理し、時間ごとに作業を明確にしましょう。エニアグラムタイプ9などのんびりした性格の方にはとても効果的です。ぜひ参考にしてみてください。


【2】仕事は優先順位をまずつける

作業の効率化の上でも非常に重要なのが「作業の優先順位付け」です。

仕事を行う上では、多くの人が「付箋」などを使って「ToDoリスト」を作成しています。ただ、仕事というのはドンドンと舞い込んでくるもので、日々の「ToDoリスト」は即座に埋まっていきます。

そうなってしまうと仕事のバランスは崩れ、集中力も切れて定時を過ぎているなんてことも…。

仕事の整理術としては「GTD」などがありますが、兎にも角にもまず行うべきは「優先順位づけ」です。仕事は、

  • 納期
  • 作業内容
  • 作業量
  • 納入対象者

といったところで、優先順位をつけることができます。

仕事(タスク)の優先順位のつけ方

有名な『7つの習慣』で紹介されたタスクの領域分けが以下の図です。

これらのタスクの中で優先すべきはどれでしょうか?

当然ですが、まず優先すべきは「タスクB」です。次に優先すべきは「タスクA」となります。最悪の状態になっているのは「タスクD」です。

最も生産性が高いのは「タイプA」のタスクを優先することです。ただ、仕事が入ってくるタイミングは違うので、確実に「タスクB」を遅延なく処理しましょう。

先延ばしすることでリスクが高まる

また、上の図のように「タスクC」を受けた当初には「Ⅲ領域」で余裕があったのに、後回しにしすぎて「Ⅳ領域」までズレ込むことがよく起こります。

こうなると、重要な「タスクB」がきた時に、対応できずに残業などということになります。仕事をする上で、先延ばしにするということは、こういったリスクを生むわけです。

付箋はタスク振り分けシートに貼ろう!

仕事やタスクを付箋に書いた場合は、何気なくPCなどに貼るのではなく、「タスク振り分けシート」にペタペタと貼り付けて机に置きましょう。

これにより、仕事の優先順位を確認できるのはもちろん、自分がどういった仕事に苦しめられているかが一目でわかります。

人によってプライオリティは変わってきますが、何でもかんでも同時や先着順にやるのではなく、まず一呼吸挟んで、優先度順に並べてみるようにしましょう。


【3】仕事の納期をしっかりと確定させる

新人や若手の残業時間が多くなる要因には、先輩や上司の責任によるところもあります。その一つが「仕事の納期をはっきりとさせない」ということ。

新入社員や経験の浅い社員、また派遣社員の人などは、基本的に上司からの仕事の依頼が多くなります。ただ、「納期」がわかっていないと、無駄に長く仕事をしてしまうことになります。

そして、納期が遅いと「できないやつだ!」とレッテルを貼られるわけです。これはあまりにも可哀想なことで若手の転職の原因になったりもします。

あなたが他の人の残業を増やしているかもしれない!

若手からは仕事の詳細を聞くことが難しいこともあるので、先輩や上司の方からしっかりと伝えるようにしましょう。

これに限らず、実は自分が他の人の残業時間を増やしてしまうことは多々あります。会社や組織全体として残業を減らさなければ、結局は「業務平準化」などと言って、余計な仕事が増えてしまいます。

基本的なことではありますが、「納期は明確にする」ということを意識しましょう。

また、若手の人たちは、恐れずに納期を確認してください。先輩や上司も常に余裕があるわけではなく、抜けもあります。その点はキチンと認識して、自ら確認するということも重要です。

タスクの付箋に納期を書くのも有効

先ほど紹介した「タスク振り分けシート」などに貼る付箋に仕事の期限も記載して、納期を視覚化してみましょう。


【4】とにかく集中して仕事にあたる

残業を減らすためには、とにかく作業に集中することが必要です。ダラダラと無駄話をしたり、業務の優先順位がズレていると時間の無駄使いになってしまいます。

意識を集中させるためには、補助的な方法としてコーヒーなどのカフェイン摂取も効果的です。なかなか効率が上がらないときは、脳の回転にも少し刺激を与えてみましょう。

無駄に時間を過ごさないためにはとにかくスピード勝負。「急ぐ」という気持ちを頭に入れておかないと、生産性は上がりません。

朝、職場についた時からすでに勝負は始まっています。周囲と比較せずに、まずは自分自身に対して挑戦する気持ちで仕事を始めましょう。業務を迅速化することで、残業が減るだけでなく自分の実績や評価にもつながります。


【5】ネット情報は基本的に見ない

仕事の時間がダラダラになる原因の一つが「ネットサーフィン」。作業に関する情報をサーチするつもりが、ついつい余計な広告記事や関係のないページを検索してしまうことがありませんか?

スマホも同様で、便利に使えるツールではありますが、作業遅延の主要因にもなります。余計な検索をしたり、「LINEツムツム」「ポコポコ」「白ネコ」などのスマホゲームを始めてしまってる人もいます。

定時が過ぎたからと、こそこそとスマホを使う人もいますが、それでは本末転倒です。そういう姿は他の人はもちろん、上司の目に付きます。仕事が就業時間内に終わらないときは、ネットやスマホは見ないこと。

集中力を削ぐ要因になるものは離しておく

無駄な残業になりやすい人は、仕事以外にも時間を使いすぎるという共通点があります。

他の誘惑や邪魔に弱く意識を集中させられない人は、ネット環境を慎重に扱わないと、いつまでも会社に残って残業する羽目になります。

効率を高めるには多少の気分転換も大切ですが、スマホをロッカーにしまうなど、極力手元から離しましょう。


【6】人よりちょっと早めに「仕事モード」に切り替える

1日を24時間以上に伸ばすことは不可能です。残業を減らすためには、いかに無駄な時間を削るかがポイント。そのためには「仕事モード」に早めに切り替えることが大事。

例えば、出社時間を早めて人よりも早く作業を始めてみましょう。何事もやり始めると軌道に乗るので、早めに「仕事モード」にスイッチが入ります。

休憩時間もちょっと早めに切り上げる

勇気はいりますが、昼休みや休憩時間を少しだけ早く終わらせて仕事に向きあってみましょう。

休憩からいきなり仕事モードに切り替えるのは大変です。昼休みなどの長時間休憩も3,5分でもいいので軽めの仕事を始めておけば、仕事の効率は一気に上がります。

予定よりも少し早めに段取りが組めるようになったら、そのサイクルを守って残業生活から解放されましょう。「チリも積もれば山」というように、その効果はジワジワと効いてきます。


【7】他の人にも仕事の協力を仰ぐ

定時に以降にプライベートな予定があるのに、そういう日に限って残業になってしまうことも。そういった場合はギリギリまで待たずに、手の空いている人に勇気を出して協力を頼みましょう。

日頃から、仕事をチームとしてこなす習慣をつけると、皆がお互いに協力しやすい体制ができ上がります。仕事が早い人が遅い人のフォローをするなど、残業を減らすには周囲との協力関係も大切です。

また、自分以外の誰でもできる仕事や、他の人にも回せる仕事は、無理な責任感を持たずに協力してもらうことが大切。

自分だけで悩む必要はない!発信しよう!

働く環境を改善するためには、上司に日頃から相談することもポイントです。無理なときははっきり無理だと意思表示をしましょう。

あなたが思っている以上に、上司はあなたのことはわかってくれていないので、言葉に出して協力を得られるように伝えることが重要です。


【8】机上の整理整頓

仕事の段取りが悪い人はデスクの上や自分の作業環境が乱雑になっています。これでは書類や必要なものを見つけるだけでも時間の無駄。

仕事を始める前に、作業がしやすいように整理整頓(3S)を行いましょう。昔の書類がいつまでも残っていると、その書類の判明にも時間が必要になります。「ファイルの管理」「データのデジタル化」など、効率できる工夫をしてみましょう。

何よりも周囲も含めて仕事のモチベーションを下げてしまう

また自分の作業をする環境は、見た目もすっきりしていないと、気分的にもモチベーションが下がってしまいます。

残業をする人には、「仕事量が多すぎるタイプ」と「仕事の処理効率が悪いタイプ」がいます。「仕事の段取り」は残業を減らすためには欠かせませんが、段取りをとるためには整理整頓も大切な要素。

散らかった環境では仕事のミスが増える可能性もあるので、必要なものだけを使いやすいようにセットしておきましょう。


【9】次の日の予定を立てる

残業をする人の中には、残業を減らす気がまったくない人も多いのは事実です。

無駄に残業代を稼ぐために、いつまでもダラダラと残る人も少なくはありません。近年、大手企業でも定時退社の促進活動が増えていますが、残業をしないためには日頃からの習慣を変えることも大切です。

「今日の仕事が終わったらそれで完了!」ではなく、次の日の準備もして帰リましょう。

出社してすぐに仕事に取り掛かるには、前日に少しでも段取りされているほうが、作業効率が断然上がります。仕事の生産性を上げるためには、前述のように「ガントチャート」といったツールを使ってスケジュールを組むことが重要です。

毎日、帰宅する前の数分でもいいので、次の作業の段取りをする習慣をつけましょう。その日が期限の仕事以外は、次の朝からすぐに始められるようにしてもいいでしょう。

定時後の仕事は勇気をもって断ることも重要

残業の依頼はいつも受けてばかりいると、それが当たり前になってしまうもの。時には勇気を出して残業を断る姿勢を示しましょう。

一度でいいんです。それだけで抑止力になります。残業を強制的にしないように、一度トライしてみましょう。


【10】会議時間は短く設定する

残業が多くなる原因の一つに、「会議が多い」「会議の時間が長い」といったものがあります。

管理職や役員、はたまた社長までが出席するような会議は、あなたの力では調整できないでしょうが、ショートミーティングなど、日々行っている会議は短縮を図りましょう。

「情報共有」つまり「ほう(報)・れん(連)・そう(相)」は、仕事の無駄を減らし効率的に仕事を進める上では重要です。ただ、そのための会議をダラダラと行っていては、他の仕事が滞り、結果的に残業が増えます。

対策としては、会議は「事前に時間を決める」ということが重要です。

人数にもよりますが、一人の報告は「報告3分、質疑2分でトータル5分」など、時間を割り当てましょう。最初は難しいでしょうが、慣れてくるとポイントを捉えた話ができるようになり、打ち合わせの効率もグングン上がっていきます。

また、この経験はそのまま上司への報告の際にも役立ちます。要点を伝えることを優先するようになるため、評価が上がるという効果も期待できます。何かと利点が多い「会議時間の短縮」。ぜひトライしてみてください。



スポンサードリンク




いろいろな会社で行っている残業を減らす取り組み

残業を減らす取り組みに関しては、あなただけの努力ではどうしようもないこともあります。会社側も労働基準法の問題や、労働組合からの追及などで、様々な残業時間削減の運動を行っています。

超過勤務者を何人を出すことは、会社にとっても本意ではありません。ここでは、さまざまな会社で行っている残業削減の取り組み例を紹介します。


18時(定時)になったらPCの電源オフ

会社での仕事のほとんどはパソコンで行いますので、18時になったら強制的にノートパソコンも含めたすべての電源を切るという方法です。

残業管理を行うために、「microsoft notes」や「自社独自の管理ソフト」を使っているケースもあるため、強制的に残業を止めることができるというわけです。

導入自体は簡単な方法で、比較的大きな企業でも導入しているところがあります。


定時を過ぎたら電気をオフ

こちらもオーソドックな残業を抑止する方法です。「PCの電源オフでは生ぬるい!」ということで、定時を過ぎた時点で、フロアの電気を全て消灯するという方法です。

さすがに電気が消えれば暗くて作業ができなくなりますが、人によってはそのままPCの明かりで残業を行うというケースもあります。ですので、「PCの電源OFF」と併用で使うのが効果的な方法です。


管理職が残業パトロール

定時を過ぎてしばらくして後に、管理職が残業者パトロールをするというものです。

  • 残業の理由は何なのか
  • 何時まで残業するのか
  • 最近残業が多くないか

など、一人一人に確認をしていき、記録を残します。

この記録を追うことによって、仕事の負荷はもちろん残業者の意識を確認することもできます。管理職単体で見回ることもあれば、職員担当者や労働組合の担当者などが、一緒になって見回ることもあります。


定時をすぎると音楽が鳴る

終礼などをきっちりと行う会社ならば、その日の定時は意識することができるでしょうが、そういった時間の区切りが無いような会社の場合に有効な方法です。

定時時間を過ぎると同時に音楽を鳴らし、帰宅を促します。その時に使用する曲は「蛍の光」など、”終了”を意識したものが多いです。他にも、社歌を流すところやビートルズを鳴らすところもあります。


残業するなら申請書を提出

こちらの方法は、昔ながらの会社でも使われている手で、残業を行う際に「残業申請書を提出する」というものです。会社によりますが、定時後30分以降の時間での残業時には、申請を行うというところが多くなっています。


週に1回!この日はみんなで食事

「毎週水曜日は残業禁止」などという取り組みは、一般的な会社ではよく行われていますが、「週に1回、部署やチームのみんなで食事に行く」ということを行うところもあります。

「飲み会も残業では?」と言われるご時世ですが、みんなで軽くご飯に行ってそのまま解散ということで、あまり拘束時間を長く取らないようにするのが重要なようです。

「飲みニュケーション」となるとどうしても面倒な説教や、飲めない人にとっては地獄のようなものですが、軽くご飯を食べる程度ならば時間も短く、軽い話もできるので、それほどプレッシャーと感じることは少ないようです。


まとめ

残業時間の削減は「本人の意思」「会社の意識付け,取り組み」がないと、なかなか達成できることではありません。

どちらが欠けても、トータルとしての残業は減らないでしょうが、「自分から取り組みをする」ということは非常に重要です。

会社からの人事評価も、残業して結果を残すよりは、残業が無くても結果を出す人の方が評価が良くなることがほとんどです。会社に任せっきりではなく、自らアプローチをすることも意識しましょう。

残業の習慣がある人は「いつまでも遅い時間まで残っている」ので、人から業務を依頼されやすくなります。悪循環を減らすためにも、「残業をしない」という姿勢を日頃からアピールすることも大切です。

スポンサードリンク



\ SNSでシェアしよう! /

~職りんく~ 転職・就職、あらゆる「仕事」とあなたがつながるの注目記事を受け取ろう

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

~職りんく~ 転職・就職、あらゆる「仕事」とあなたがつながるの人気記事をお届けします。

  • 気に入ったらブックマーク! このエントリーをはてなブックマークに追加
  • フォローしよう!

関連記事

  • やりたくない仕事はただの苦痛!|急な仕事を断る言い方10のポイント

  • 仕事に飽きたら成長のサイン!辞める前に働き方を改善する6つの方法

  • クレーム処理・対応方法の基本|顧客を怒らせない的確な対処方法